So erstellen und füllen Sie ein Faxdeckblatt aus

Was ist ein Faxdeckblatt?

Ein Faxdeckblatt dient dem sicheren Faxversand, egal ob online oder auf herkömmlichem Wege. Es zeigt, wer das Fax sendet, wer es empfangen soll und bietet eine kurze Zusammenfassung der angehängten Dokumente. Sie können es auch mit Ihrem Firmenlogo versehen, um es individuell zu gestalten. Diese einfache Ergänzung schützt Ihre Informationen und sorgt dafür, dass Ihr Fax auffällt.

Welche Informationen sollte ein Faxdeckblatt enthalten?

Ein sorgfältig gestaltetes Faxdeckblatt enthält alle wichtigen Angaben, die sicherstellen, dass Ihre Dokumente den Empfänger problemlos erreichen. Es sollte Ihren vollständigen Namen, den Namen Ihres Unternehmens und Ihre Kontaktdaten wie Telefonnummer und E-Mail-Adresse sowie den Namen, die Organisation und die Faxnummer des Empfängers enthalten. Wichtig sind außerdem das Datum, ein klarer Betreff und eine kurze Zusammenfassung des Faxinhalts. Bei sensiblen oder vertraulichen Dokumenten ist ein Vertraulichkeitshinweis eine sinnvolle Vorsichtsmaßnahme. Egal, ob Sie sich für ein kostenloses Faxdeckblatt unseres Services, eine druckbare Version oder eine PDF-Version entscheiden – diese Elemente verleihen Ihrem Fax einen professionellen und verständlichen Look. Diese Anleitung dient als hilfreiches Beispiel für das Ausfüllen eines Faxdeckblatts und bietet Einblicke in die effektive Erstellung einer Faxdeckblattvorlage.

Absenderinformationen

Geben Sie Ihren vollständigen Namen und Ihre Berufsbezeichnung sowie Ihre Faxnummer und primäre Telefonnummer an. Dieser Abschnitt bestätigt Ihre Identität und bietet dem Empfänger mehrere Möglichkeiten, Sie bei Fragen oder Problemen zu erreichen.

Empfängerinformationen

Geben Sie den Namen und die Berufsbezeichnung des Empfängers, seine Faxnummer und eine Telefonnummer an. So stellen Sie sicher, dass Ihr Fax an die richtige Person weitergeleitet wird und die anschließende Kommunikation einfach und effizient verläuft.

Firmeninformationen des Absenders

Präsentieren Sie die Identität Ihres Unternehmens klar und deutlich, indem Sie Ihr Logo, Ihre Postanschrift, Ihre Website-URL, Ihre offizielle E-Mail-Adresse und eine allgemeine Telefonnummer angeben. Diese Informationen schaffen Vertrauen, indem sie die Legitimität des Absenders bestätigen und dem Empfänger eine schnelle Überprüfung Ihrer Geschäftsdaten ermöglichen.

Faxdetails

Notieren Sie wichtige Übertragungsdaten wie das Versanddatum, die Gesamtzahl der Seiten und relevante Klassifizierungen wie „vertraulich“, „dringend“ oder „Antwort erforderlich“. Diese Informationen helfen beiden Parteien, das Fax zu verfolgen und die Priorität oder Sensibilität der Nachricht zu erkennen.

Dokumentbeschreibung

Geben Sie eine prägnante Zusammenfassung des Inhalts des übermittelten Dokuments. Diese kurze Übersicht ermöglicht es dem Empfänger, die wichtigsten Punkte und den Zweck des Faxes auf einen Blick zu erfassen und vereinfacht so den Überprüfungsprozess.

Optionale Notiz

Fügen Sie bei Bedarf eine persönliche Notiz hinzu. Dieser optionale Abschnitt bietet Ihnen die Möglichkeit, zusätzlichen Kontext, spezifische Anweisungen oder zusätzliche Informationen bereitzustellen, die dem Empfänger bei der ordnungsgemäßen Handhabung der Dokumente helfen könnten.