Ist Google Workspace HIPAA-konform?

Nicht alle Google Workspace-Pläne gewährleisten automatisch die HIPAA-Konformität. Obwohl Google in seinen Workspace-Angeboten Sicherheits- und Datenschutzfunktionen anbietet, benötigen Organisationen, die geschützte Gesundheitsinformationen (PHI) verarbeiten, in der Regel mindestens eine kostenpflichtige Version (z. B. Business oder Enterprise ), um auf erweiterte Sicherheitskonfigurationen zuzugreifen und die Google BAA ( Business Assoziierte Vereinbarung).

Zu den Plänen, die die HIPAA-Konformität grundsätzlich unterstützen, gehören:

• Business (Standard, Plus)

• Enterprise (Standard, Plus)

• Ausbildung (ggf. mit Zusatzvoraussetzungen)

Auch bei diesen Plänen müssen Sie die Datenschutzeinstellungen richtig konfigurieren. Das bloße Abonnieren eines geeigneten Plans garantiert nicht, dass Ihre Umgebung HIPAA-konform ist. Sie müssen auch die Richtlinien befolgen, um Google Workspace HIPAA-konform zu machen, einschließlich des ordnungsgemäßen Umgangs mit elektronischen PHI (ePHI).

Mehrere zentrale Google Workspace-Dienste können HIPAA-konform genutzt werden – sobald Sie die Google BAA unterzeichnet und sie richtig konfiguriert haben. Dazu gehören:

• Gmail (bei richtiger Konfiguration oft als „Gmail HIPAA-kompatibel“ bezeichnet)

• Google Drive (einschließlich Docs, Tabellen und Präsentationen)

• Google Meet

• Google Chat (eingeschränkte Nutzungsszenarien; stellen Sie sicher, dass die Konfiguration korrekt ist)

• Google Kalender

Dienste, die nicht in der Google BAA aufgeführt sind, müssen möglicherweise einer zusätzlichen Prüfung unterzogen werden oder sind möglicherweise nicht für die Speicherung oder Übertragung von ePHI geeignet. Beispielsweise ist Google Voice möglicherweise nicht durch die Standard-BAA abgedeckt. Daher ist es wichtig, direkt in der Dokumentation von Google nachzuprüfen, bevor Sie es für PHI-bezogene Kommunikation verwenden.

• Unterzeichnen Sie die Google BAA: Dies ist ein rechtsverbindliches Dokument, in dem die Verantwortlichkeiten von Google als Geschäftspartner dargelegt werden. Die BAA stellt sicher, dass Google sich verpflichtet, ePHI in einer Weise zu behandeln, die den HIPAA-Anforderungen entspricht.

• Sicherheitsfunktionen aktivieren: Aktivieren Sie Sicherheitsfunktionen wie die Bestätigung in zwei Schritten, die Verhinderung von Datenverlust (DLP) und Zugriffskontrollen, um ePHI zu schützen.

• Konfigurieren Sie Verwaltungskontrollen: Verwenden Sie die Google Admin-Konsole, um eingeschränkte Freigaben einzurichten, die externe E-Mail-Weiterleitung zu steuern und Anwendungen von Drittanbietern einzuschränken.

• Schulen Sie Ihre Mitarbeiter: Auch wenn technische Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden, ist die Schulung der Benutzer nach wie vor von entscheidender Bedeutung. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter wissen, wie sie bei der Verwendung von Gmail, Google Drive, Google Docs und anderen Google Workspace-Tools die HIPAA-Konformität wahren.

• Überwachen und prüfen: Überprüfen Sie regelmäßig Prüfprotokolle und Aktivitätsberichte, um unbefugten Zugriff oder ungewöhnliche Aktivitäten zu erkennen. Durch ordnungsgemäßes Überwachen können Sie potenzielle Verstöße schnell erkennen.

Tipp: Wenn Sie sich insbesondere dafür interessieren, „wie Sie Gmail HIPAA-konform machen“ oder „wie Sie Google Workspace HIPAA-konform machen“, konzentrieren Sie sich auf die Sicherheitseinstellungen in der Admin-Konsole, erzwingen Sie Verschlüsselung (z. B. durch Verwendung von S/MIME) und stellen Sie sicher, dass die Benutzer über Best Practices informiert sind.

Ist Google Workspace HIPAA-konform? Kurz gesagt: Google Workspace kann HIPAA-konform sein, wenn Sie:

• Wählen Sie einen geeigneten Plan ( Business oder Enterprise Ausgaben, in erster Linie).

• Unterzeichnen Sie die Google BAA.

• Aktivieren und verwalten Sie die erforderlichen Sicherheitseinstellungen und Datenschutzkontrollen.

• Verwenden Sie die Dienste nur auf HIPAA-genehmigte Weise.

Ein Google Workspace-Konto allein reicht nicht aus – Sie müssen die Umgebung sorgfältig konfigurieren und überwachen, Mitarbeiter schulen und Best Practices für den Umgang mit PHI befolgen. Durch die Erfüllung dieser Anforderungen nutzen viele Organisationen Google Workspace erfolgreich als HIPAA-konforme Lösung.