Соответствует ли Outlook требованиям HIPAA?
Fax.Plus — это решение для онлайн-факсов, соответствующее HIPAA, которое легко интегрируется с Outlook. Платформы электронной почты, включая Outlook, часто подвергаются проверке, когда поставщикам медицинских услуг или другим субъектам, на которых распространяется действие, необходимо безопасно обмениваться PHI. Остается вопрос: соответствует ли Outlook HIPAA?
Microsoft 365 и Outlook соответствуют требованиям HIPAA
Microsoft предлагает Business Соглашение о партнерстве (BAA) для организаций, подписавшихся на определенные планы Microsoft 365 (ранее Office 365). В BAA изложены обязанности Microsoft и охватываемой организации по защите PHI. В рамках этих планов, если они правильно настроены с административными и техническими мерами безопасности, Microsoft 365, включая Outlook, может использоваться в соответствии с HIPAA.
Однако важно отметить, что простое наличие Microsoft 365 или Outlook не гарантирует автоматического соответствия HIPAA. Для соответствия стандартам HIPAA требуются правильная конфигурация, подписанный BAA, обучение сотрудников и надежные политики безопасности.
1. Outlook.com
Соответствует ли Outlook требованиям HIPAA, если вы используете бесплатную версию на Outlook.com? В большинстве случаев бесплатная почтовая служба Outlook.com не подходит для соответствия требованиям HIPAA, поскольку:
Обычно BAA не предлагается.
Доступные средства контроля безопасности ограничены по сравнению с платными подписками Microsoft 365.
Возможностей шифрования часто недостаточно для полной защиты PHI.
В связи с этим поставщикам медицинских услуг и другим организациям, на которые распространяется действие соглашения, обрабатывающим закрытую медицинскую информацию, следует избегать использования бесплатных учетных записей Outlook.com для передачи конфиденциальной медицинской информации.
2. Outlook внутри Microsoft 365
Соответствует ли Microsoft Outlook HIPAA, когда он является частью платного плана Microsoft 365? Да, если внедрены надлежащие элементы управления безопасностью. В среде Microsoft 365 Outlook можно настроить для шифрования сообщений и защиты PHI при передаче и хранении. Ключевые шаги включают:
Подписание соглашения BAA с Microsoft.
Применение политик шифрования электронной почты, например, с использованием шифрования сообщений Office.
Настройка многофакторной аутентификации (MFA) и надежного контроля доступа.
Обучение всех пользователей передовым методам работы с защищенной медицинской информацией.
С этими мерами и правильным планом (например, Microsoft 365 Business Premium , E3 или E5), риск несанкционированного доступа или утечки данных может быть значительно снижен в соответствии с рекомендациями HIPAA.
3. Программа Outlook Desktop, установленная на вашем компьютере
Многие организации по-прежнему используют автономный клиент Outlook для управления своими почтовыми аккаунтами. Соответствует ли электронная почта Outlook требованиям HIPAA на локальном компьютере? Ответ зависит от того, как этот клиент подключен к среде, соответствующей требованиям HIPAA:
Если клиент Outlook для ПК синхронизируется с учетной записью Microsoft 365, соответствующей требованиям HIPAA (с подписанным BAA и шифрованием), он может стать частью рабочего процесса, соответствующего требованиям HIPAA.
Если он подключается к несоответствующему требованиям почтовому серверу или бесплатной почтовой службе (например, Outlook.com), соответствие требованиям HIPAA не гарантируется.
Как сделать Microsoft Outlook соответствующим HIPAA
Получите правильную лицензию Microsoft 365: убедитесь, что у вас есть подписка, включающая необходимые функции безопасности, такие как Microsoft 365. Business Premium , E3 или E5.
Подпишите соглашение о Business партнерстве (BAA): BAA с Microsoft определяет обязанности каждой стороны по защите PHI. Без BAA соответствие HIPAA невозможно.
Включить шифрование электронной почты: настроить шифрование сообщений Office для защиты сообщений при передаче. Требовать шифрование для любых сообщений, содержащих PHI.
Внедрите контроль доступа: используйте надежные пароли, внедрите многофакторную аутентификацию (MFA) и обеспечивайте доступ на основе ролей, чтобы ограничить круг лиц, которые могут просматривать PHI.
Обучайте персонал и контролируйте соответствие: Обучайте всех сотрудников требованиям HIPAA, безопасному использованию электронной почты и осведомленности о фишинге. Проводите регулярные аудиты для обеспечения постоянного соответствия.
Онлайн-факсимильная служба, соответствующая требованиям HIPAA
При передаче PHI организации часто выходят за рамки электронной почты. Факс остается безопасным и распространенным методом для многих поставщиков медицинских услуг, особенно если он осуществляется через онлайн-факсимильную службу, соответствующую требованиям HIPAA .
Fax.Plus предлагает решение для онлайн-факса, разработанное с учетом соответствия требованиям HIPAA. Благодаря шифрованию, защищенным центрам обработки данных и возможности подписать BAA, Fax.Plus помогает поставщикам медицинских услуг и другим организациям, охваченным программой, безопасно и эффективно отправлять и получать факсы, содержащие закрытую медицинскую информацию.
Онлайн-факсимильная связь может дополнять безопасные решения для электронной почты, такие как Outlook в Microsoft 365. Совместное использование обеих служб обеспечивает гибкие и безопасные каналы для различных типов медицинской коммуникации и помогает обеспечить соблюдение рекомендаций HIPAA на разных платформах.
Часто задаваемые вопросы
Надлежащий контроль доступа (например, пароли, многофакторная аутентификация).
Аудиторские журналы и журналы активности.
Регулярные оценки рисков.
Обучение рабочей силы.
Устройства должны иметь надежные меры безопасности (например, блокировку экрана, защищенные контейнеры для данных электронной почты).
Должна быть предусмотрена возможность удаленного стирания данных на случай потери или кражи устройства.
Администраторы должны применять политики управления мобильными приложениями (MAM) для защиты хранящихся данных.
Начните отправлять факсы сейчас.
Создайте учетную запись, чтобы сэкономить время и деньги, отправляя бесплатные факсы с компьютера или мобильного устройства в любую точку мира.
ОТКАЗ ОТ ОТВЕТСТВЕННОСТИ : Информация на этом сайте предназначена только для общих информационных целей, и Fax.Plus не может гарантировать, что вся информация на этом сайте является актуальной или точной. Это не предназначено для юридической консультации и не должно быть заменой профессиональной юридической консультации. Для получения юридической консультации обратитесь к лицензированному юристу по вашим конкретным юридическим вопросам.
Партнерьте с нами!
Швейцарская Конфедерация
Швейцарская Конфедерация
Швейцарская Конфедерация
Швейцарская Конфедерация
Innosuisse - Швейцарское агентство инноваций
